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GPF Service e
ESA Software |
MEDIE IMPRESE
- AREA
COMMERCIALE
La nuova economia
globale impone alle aziende di adattarsi rapidamente ai
mutamenti del mercato, di scoprire nuove opportunità di
business, di creare e di incrementare il valore aggiunto al
cliente. Conquistare il successo nella nuova economia
implica quindi saper rinnovare i processi tradizionali,
cercare nuovi modelli e processi di business, ottimizzare i
flussi interni e dell’intera Supply Chain
La soluzione informatica deve perseguire due obiettivi:
- essere
estremamente flessibile per seguire tempestivamente il
continuo evolversi delle politiche commerciali e di
incentivazione per adattarsi alle esigenze dei
cambiamenti del mercato, dei prodotti e della
concorrenza;
- assecondare i
flussi aziendali aiutando a snellire i processi con la
massima automazione possibile
L’area commerciale
del software gestionale ESA
deve gestire in modo integrato tutti gli aspetti: la
definizione dell’offerta, l’ elaborazione dei preventivi,
l’acquisizione dei contratti, la gestione degli ordini con
relativa approvazione e conferma, l’ evasione della merce o
del servizio per finire con fatturazione e conteggio
provvigionale
Il ciclo di vendita
gestisce quindi una gran varietà di documenti: offerte a
cliente, ordini, documenti interni, buoni di prelievo,
documenti di trasporto, fatture, ecc. Il passaggio dei dati
da un documento all’altro deve essere automatico, ma deve
prevedere tutti i livelli di controllo necessari in merito
alla affidabilità e solvibilità del cliente e agli
interventi di modifica delle condizioni di vendita
Dal ciclo delle
vendite devono scaturire automaticamente tutti i documenti e
le operazioni necessarie alla successiva fase di sollecito e
di incasso; non meno importanti sono le funzioni che
permettono di gestire gli agenti e le provvigioni a loro
attribuite e le analisi di performance dell’intero processo
Altro punto focale è il collegamento con il magazzino
(giacenze, disponibilità, priorità di evasione, ecc.); una
gestione corretta ed efficace permette non solo evidenti
risparmi, ma anche un miglior servizio ai clienti in termini
di rapidità e tempestività di consegna ed abbattimento degli
errori.
Parallelo al ciclo delle vendite è il ciclo passivo;
la sua automazione consente all’azienda una gestione
completa dei fabbisogni e delle fonti di approvvigionamento;
gli ordini vengono emessi a fronte di richieste di acquisto,
automatizzabili con varie tecniche di approvvigionamento.
La fase di ricevimento, collegata a quella di accettazione e
collaudo, attiva la movimentazione di magazzino connessa,
gestendo l’avanzamento degli ordini d’acquisto ed attiva il
controllo delle fatture passive
In più con esa software…
La gestione dei listini è particolarmente
potente e flessibile: oltre alla possibilità di definire
prezzi differenziati per tipologia di clienti o per punto
vendita, i listini sono gestiti per data di validità, questo
consente di predisporre con anticipo i nuovi listini, di
mantenere lo storico prezzi e di creare listini speciali per
periodi promozionali. A questo si affianca la possibilità di
codificare tutte le condizioni commerciali
particolari che l’azienda applica a clienti o a gruppi di
clienti, su alcuni articoli o gruppi di articoli, in maniera
continuativa o per periodi limitati, per scaglioni di
quantità o per fatturato, ecc.
I flussi e stati documento consentono di
definire l’iter che deve seguire ciascun documento e gli
utenti autorizzati ad operare cambiandone lo stato. In
questo modo si automatizzano i processi definendo in maniera
precisa quando un documento ha terminato il proprio iter di
approvazione e quindi può essere ufficializzato all’esterno.
I flussi, differenziati per tipologia di documento, possono
diversificarsi anche in funzione di particolarità quali la
disponibilità dell’articolo o la solvibilità del cliente
La modalità di calcolo e di maturazione delle
provvigioni degli agenti e dei capi area è
fortemente parametrica per potersi adattare alla politica
commerciale aziendale; oltre alle associazioni classiche
delle provvigioni alla tipologia articolo o cliente, le
provvigioni possono dipendere ad esempio dalla quantità,
dagli sconti o maggiorazioni applicate, nonché dalle
particolari condizioni commerciali di cui gode il cliente.
Sono gestite le provvigioni sull’incassato
(dell’intero documento o delle singole scadenze) e tutta la
problematica relativa ed eventuali insoluti, remissione di
effetti, ecc.
Tutti i documenti possono essere automaticamente archiviati
con la soluzione documentale che si farà carico di
memorizzarne l’immagine, di tracciarne tutte le revisioni e
di collegare i vari tipi di documenti inerenti alla stessa
pratica, ad esempio ordine, conferma d’ordine, DDT, fattura.
L’immagine del documento e di quelli collegati sono
direttamente consultabili dal gestionale. La soluzione
documentale si farà carico di gestire l’archiviazione
sostitutiva.
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