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GPF Service e
ESA Software |
MEDIE IMPRESE
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DOCUMENT MANAGEMENT
All’interno delle
aziende e fra le aziende stesse circolano documenti e
informazioni; queste rappresentano un patrimonio prezioso ma
oneroso da organizzare, condividere e rintracciare
Queste informazioni, basilari per il business aziendale,
costituite da documenti, cartacei e non, mail, fax,
rassegna stampa ecc. devono arrivare ai diretti
interessati con la certezza che siano state prese in
carico e, quando previsto, divulgate e rese pubbliche alle
persone o entità coinvolte. La protocollazione, ricerca e
mantenimento degli archivi anche se organizzati, non
possono evitare i lunghi tempi di ricerca, le archiviazioni
soggettive diverse da ufficio ad ufficio, la scarsa
sicurezza d’accesso alle informazioni, la duplicazione dei
documenti originali
Un sistema di Document Management è in
grado di automatizzare tutti i processi di archiviazione,
scambio, notifica e condivisione delle informazioni seguendo
un workflow che rispetti le necessità dell’organizzazione
aziendale e che consenta una vera e propria diffusione della
“conoscenza” tra gli attori principali della vita aziendale
È necessaria una soluzione completa e flessibile che copra
tutte le tipologie d’aziende e che sia completamente
integrata con i sistemi esistenti con l’obiettivo di
snellire l’indicizzazione dei dati e le funzioni di
interfacciamento
Uno degli aspetti principali di una soluzione di
Document Management è la possibilità di definire in
modo semplice i flussi di approvazione di documenti,
gestendo comunque tutte le potenzialità delle regole di
workflow
È inoltre fondamentale la modularità e la possibilità di
parametrizzazione affinché il sistema di Document
Management si configuri sulle dimensioni e
peculiarità dell’azienda, sia che si tratti di una piccola
o di una grande impresa, di un’azienda di produzione o di
servizi
La possibilità di trasformazione digitale dei documenti e il
processo per la “Conservazione sostitutiva” nel rispetto
della normativa vigente evitano l’obbligo dell’archiviazione
fisica dei documenti cartacei e consentono una drastica
riduzione dei costi, degli spazi di archivio, dei tempi di
ricerca, oltre a maggior efficienza
In più con il software gestionale esa software…
e/document management system, la soluzione
di Document Management di esa
software abbraccia l’intero universo
azienda e consente una gestione totale dei flussi
informativi; basato sulla definizione dei flussi che
descrivono l’iter di approvazione e/o comunicazione di ogni
tipo documento e sulla profilazione dei singoli utenti o
ruoli aziendali, permette di diffondere e notificare tutte
le informazioni aziendali ai diretti interessati, in tempo
reale e ovunque ci si trovi.
e/document management system permette di
diffondere e condividere le informazioni aggiornate in tempo
reale a tutte le entità e persone coinvolte nel processo
siano queste dell’azienda o della catena di valore di cui
l’azienda fa parte
e/document management system è lo strumento base
per la definizione delle procedure di qualità, nell’ ottica
o meno di raggiungere la certificazione. Tramite l’analisi e
definizione puntuale dei flussi operativi dell’azienda è in
grado infatti di supportare l’organizzazione dell’azienda,
verificando il rispetto dei flussii definiti e dei relativi
controlli previsti
e/document management system è uno
strumento flessibile e parametrizzabile che permette di
affrontare tutte le esigenze che esulano la
tradizionale area gestionale; non solo fatture
attive e passive, DDT, ordini, preventivi, ma anche
cedolini paghe, contratti, pratiche, progetti, disegni,
documenti qualità, modulistica, fax, rassegne stampa,
cataloghi ecc.; tutto ciò che viene veicolato con documenti
può essere gestito dal Document Management
La totale integrazione con tutti gli applicativi esa
software e la predisposizione per la
semplice integrazione con gli ERP e le soluzioni
gestionali sia a livello di generazione che di acquisizione
documenti, consente la loro archiviazione, catalogazione
automatica e conservazione sostituiva secondo le norme
vigenti
Il workflow è lo strumento centrale che
permette di gestire il flusso di emissione di un documento,
l’abilitazione degli utenti all’utilizzo di determinate
funzionalità nonché la possibilità di attivare azioni
automatiche per gestire le più diverse necessità
Il workflow e l’alta configurabilità del Tipo
Documento danno la possibilità di parametrizzare
l’applicativo nelle direzioni più specifiche consentendo di
rispondere alle richieste e alle necessità più complesse
La flessibilità e la potenzialità del workflow permettono
infatti di definire cosa fare e come diffondere e
condividere i documenti e le informazioni e di interagire
con gli altri applicativi aziendali, anche legacy,
richiamando e mettendo a disposizione appositi “servizi”
Con la gestione Pratiche si possono
collegare documenti diversi, in modalità manuale o in
automatico alla creazione; si può anche configurare il
workflow in modo che la chiusura della pratica determini
direttamente la chiusura dei documenti o viceversa
Il tutto finalizzato alla facilità nella ricerca e
reperibilità dei documenti, senza appesantire l’operazione
dell’inserimento. Richiamato un qualsiasi documento si ha
evidenza di tutte le sue correlazioni con altri documenti
sia a monte che a valle dello stesso con possibilità di
navigare, aprire i documenti e operare secondo le
autorizzazioni assegnate
L’integrazione automatica con i driver Twain
per la scansione dei documenti e la gestione dei
servizi server garantiscono l’acquisizione dei
documenti da fonti esterne; la gestione del Barcode
è utilissima per l’indicizzazione in fase di protocollazione
o per la gestione automatica dei documenti del ciclo
passivo. La flessibilità della soluzione permette di
configurare il processo sulle necessità aziendali,
automatizzandolo al massimo e semplificando l’operato del
personale addetto. In tema di firma digitale a seconda
della mole dei documenti da firmare si può attivare la firma
lato client, un documento alla volta, o quella massiva lato
server con la possibilità di pilotare diversi tipi di schede
con diverse prestazioni (numero di documenti al minuto).
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